出欠事前確認票とは

出欠事前確認票って何？

出欠事前確認票が必要なケース

多数の人数で行う会合やイベントなどの際に、事前に出席人数を確認するために利用するのが出欠事前確認票と呼ばれるものです。
事前に参加人数が把握できることで、会場の確保などが的確にできるので便利なツールです。
結婚披露宴や同窓会などで利用されることが多いのですが、日常生活の中にも利用できることがかなりあるのです。

予算が決まっているイベント

決まっている予算の中でイベントを開催しなければいけない制約がある場合、参加人数がわかることで計画が立てやすくなります。
会費制のイベントでは、参加人数によって会費の額も大きく差があるため、出欠事前確認票を利用するメリットが大きいと言えます。
利用できるケースをあげてみると、【自治会の行事】【PTAなど学校の行事】【企業の就職説明会等のセミナー】【合宿や旅行など宿泊を伴う行事】【結婚式・披露宴】【忘年会・新年会】【送別会・歓迎会】　などがあります。

出欠事前確認票の作り方

出欠を確認するために参加予定者になりうる人へ送ることになります。
自分で作成する必要がある場合、必ず入れておかなければいけない事項がありますので注意しましょう。
まずはイベントの開催日時、場所、費用の有無を忘れずに入れます。
会費がある場合は、詳細もきちんと明記しておくことです。
費用が高い場合は参加できない場合もあるので、記載がない場合は欠席になってしまう可能性があるからです。
つぎに出欠の意志を伝える返信を締め切る日時も忘れないように記載します。
この時、返信の無い場合は欠席と扱うのか、出席の予定として扱うのかも明記しておくと丁寧です。
会費が必要なイベントの場合は、直前のキャンセルでは会費が発生する場合もその旨をわかるように明記しましょう。

出欠事前確認票の返信方法

おめでたい結婚披露宴の出欠については、失礼のない書き方がありますが、職場内や自治会、同窓会などの行事で出欠を確認する場合は、それほど堅苦しいマナーはありません。
しかし、幹事を受けている方へ「お疲れ様」「御苦労さま」の感謝の気持ちを添えることは必要なマナーでしょう。
締切に間に合うように返信することも、大人としての最低限のマナーです。
もしも行事の内容や会場の場所などについて不明な点があり、問い合わせてみたい場合は、出欠を伝える前に確認するようにします。
出席と返事をしてから、条件が合わないから不参加に変更するのは迷惑をかけることになります。
このようなトラブルを避けるためにも、出欠を確認する際にはわかりやすく丁寧に内容を伝えることが大切なのです。